الميزات

• إنشاء المهام تلقائيًا:

  يحوّل رسائل البريد الإلكتروني الواردة إلى مهام دون أي تدخل يدوي.

  يضمن التقاط جميع المعلومات ذات الصلة من البريد الإلكتروني.

• تكامل المرفقات:

  يقوم تلقائيًا بتحميل مرفقات البريد الإلكتروني (مثل ملفات PDF، الصور، جداول البيانات) إلى المهمة.

  يوفر جميع الموارد في مكان واحد لسهولة الوصول إليها.

• التصنيف الذكي:

  يعين المهام إلى فئات أو مشاريع أو فرق محددة بناءً على:
  - الكلمات المفتاحية في عنوان البريد الإلكتروني.
  - عنوان البريد الإلكتروني للمرسل (مثلاً، يتم إرسال رسائل البريد من sales@domain.com إلى فريق المبيعات).
  - القواعد المحددة في لوحة التحكم.

• المزامنة الفورية:

  يتم إنشاء المهام فور وصول البريد الإلكتروني، مما يضمن عدم تأخير إدارة سير العمل.

• معالجة الأخطاء:

  يسجل رسائل البريد الإلكتروني التي لا تفي بمعايير إنشاء المهمة (مثل العناوين الفارغة) ويخطر المسؤول للمراجعة.

حالات الاستخدام

• نظام تذاكر الدعم الفني:

  يتم تحويل رسائل البريد الإلكتروني المرسلة إلى عنوان الدعم الفني (مثل support@domain.com) تلقائيًا إلى مهام لفريق الدعم، متضمنة تفاصيل المشكلة التي يواجهها العميل.

• المبيعات والعملاء المحتملون:

  يتم تحويل استفسارات العملاء المرسلة إلى عنوان المبيعات (مثل sales@domain.com) إلى مهام يتم تعيينها لفريق المبيعات لمتابعتها.

• الطلبات الداخلية:

  يمكن للفرق استخدام عنوان بريد إلكتروني مشترك (مثل tasks@domain.com) لتقديم طلبات داخلية مثل دعم تكنولوجيا المعلومات، مما يضمن توثيق جميع المهام وتعيينها بشكل مناسب.

المواصفات التقنية

• تحليل البريد الإلكتروني:

  يستخدم خوارزميات تحليل ذكية لاستخراج:
  - الموضوع: عنوان المهمة
  - المحتوى: وصف المهمة
  - المرفقات: موارد المهمة

  يدعم تنسيقات البريد الإلكتروني الشائعة (مثل HTML والنص العادي).

• خيارات التكامل:

  متوافق مع مزودي البريد الإلكتروني الرئيسيين (مثل Gmail وOutlook وExchange).

  يدعم بروتوكولات IMAP/SMTP لضمان تكامل سلس.

• الأمان:

  يطبق التشفير لحماية بيانات البريد الإلكتروني أثناء الإرسال والتخزين.

  يضمن وصول المستخدمين المصرح لهم فقط إلى المهام التي يتم إنشاؤها من البريد الإلكتروني.

مثال على سير العمل

الخاتمة

يمكن تخصيص هذه الوحدة لتلبية الاحتياجات الخاصة لمختلف الفرق أو المشاريع، مما يوفر المرونة في إدارة الاتصالات.